یکی از مراحل در  بروکراسی اداری مستند سازی مراحل مختلف می باشد که در کشور ما با توجه به عدم وجود گسترده سیستمهای اتوماسیون اداری (Paperless) متاسفانه در اکثر مراحل ارائه و ارجاع مکاتبات اداری در ادارات شاهد استفاده از کاغذ و در بعضی موارد پیوست های چند صد صفحه ای که دستورالعملهای دولتی وگزارشات و ... مربوط به تمام حوزه های مختلف موجود در ادارات می باشند. و تکثیر و چند برابر شدن همین پیوستها درطول ارجاعات امری غیر قابل حذف می باشد و درپایان استفاده وانجام  اقدامات معمول جای بسیاری را به عنوان آرشیو یا بایگانی اشغال می کنند و به هر حال سیستمها علی رغم آگاهی از این نواقص طبق قوانین مجبور به قبول آن هستند و عدم وجود این مراحل امکان اختلال درسیستم به هم پیوسته اداری را دچار میشود.

نکاتی را که در این مبحث آورده می شود مطمئنا برای مدیران محترم ستادی و نظارتی سازمانها قابل قبول بوده و عدم اختلال در سیستم اداری را تائید می نمایند، لیکن تنها راه اعمال این موراد تصمیم و ارائه دستورالعملی توسط مدیران رده های بالای دولتی مانند هیئت محترم دولت، وزرا و استانداران  است هرچند در برخی از موارد با توجه به انتخابات و در پ ی آن تغییراتی که با حضور مجدد و یا انتخاب دولت جدید، در کابینه و بالتبع آن در سطوح استانی کشور به وجود می آید مطمئنا برخی از مدیران را دچار طعلل در تامل به موارد پیشنهادی ذیل و مغایر با  سیاستهای اعمال بقا خود می دانند چرا که شاید سالهاست با این سیستم در مدیریت خود را موفق دیده اند؛

1_ در بسیاری از ادارات مدیران به محض سست یافتن جایگاه خود و یا احساس شایعاتی مبنی بر معرفی فرد جدید به عنوان مدیر بدون ملاحظه به ماه و سال از اختیارات باقیمانده استفاده و به جای حرکت در مسیر خدمت رسانی به ارائه گزارشهایی که جایگاه تعریف نشده و صرفا در جهت آنچه در دوران «من» انجام شد!  میتوان نام بردو طرح مسائلی همچون گزارش 2 ماهه، 14 ماهه، 2 سال و 3 ماه از دستگاه اجرایی .... که توجه به سابقه مدیر نشان دهنده چرایی گزارش به صورت تعداد ماههایی خاص می باشد و در آن مدیران اغلب با استفاده از تصاویری که خود در آن حضور مستقیم دارند استفاده و جالب تر آنکه دیده شده است تا آماده سازی وتکثیر تعداد قابل توجه این گزارشات که اصولا برای مدیران هم رده در استانهای دیگر کشورو مدیران استانی و ستادی در استان محل خدمت می باشد و حد اقل تعداد آن بیش از 100 نسخه می باشد ، مدیر جدید معرفی و از آنجا که منطقا جایگاهی را برای ارائه چنین گزارشاتی نمی یابد دستور امحاء و یا محترمانه تر ، آرشیو این گزارشات را میدهد.

لذا در این راستا پیشنهاد می گردد ضمن تدوین دستورالعملی که بتوان از اجرای آن گزارش مبسوط و متحدالشکل که در جهت برنامه ریزی وبا امکان  تعیین انحراف از برنامه و تجزیه و تحلیل مقدار پیشرفت های کمی و کیفی سیستم باشد زمانبندی های خاصی را با تعیی جایگاه هر اداره مشخص نمود که مطمئنا از سطوح بخشها و شهرستانها آغاز و در وزارتخانه ها ، استانداری ها و در نهایت در دولت به جمع بندی کلی خواهد انجامید، این روش ضمن جلوگیری از مصرف بی مورد کاغذ در استفاده بهینه از نیروی انسانی و همچنین استفاده صحیح از علم آمار و کاربرد آن در مدیریت را ممکن می سازد.

2- شهرها و شهرستانهای هر استان عهده دار مدیریت در سطح اجرایی و به نحوی مرحله صف در سازمانها می باشند که مطمئنا در ارتباط مستقیم با جامعه و همچنین ارائه دهندگان آمار و ارقام در کوچکترین سطوح کشور می باشند که با توجه به استفاده تمامی ادارات از امکانات اولیه رایانه از قبیل تایپ، نمودار سازی و ... هر شهرستانی سعی در جلوه مناسب تر و شکیل تر در ارائه گزارشات فصلی خود به ستادهای استانی داشته و در این مسیر تلاش بسیاری صورت میگیرد هر چند در ادارات استانی به نوع نگارش و نحوه آرایش گزارشات تا حدودی توجه میگردد لیکن مهم ترین کار ستادها جمع بندی گزارشات و آمارها توسط کارشناسان آمار و در جهت استفاده مدیران برای برنامه ریزی های استانی و ارائه به وزارتخانه ها جهت تصمیم گیری های کشوری و برنامه های آتی صورت میگیرد که در مجموع گزارشات مکتوب و قابل توجهی که در طول سال و به صورت مستمر از شهرستانها دریافت میگردد پس از جمع بندی آرشیو میگردد و در این میان اتلاف کاغذ و وقت نیروی انسانی باز هم مشاهده میگردد.

پیشنهاد میگردد ادارات استانی با یک برنامه ریزی ساده و مناسب کلیه گزارشات را به صورت متحد الشکل و در قالب نرم افزار ((CD  و حتی فونتی خاص ازادارات شهرستان دریافت نموده و ضمن حذف پرینت و تکثیر و استفاده بی رویه کاغذ، سرعت جمع بندی گزارشات را افزایش داده همچنین از تایپ مجدد و اتلاف وقت نیروهای انسانی در ستادها جلوگیری نمایند، مطمئنا گزارشات درمرحله اولیه و شهرستانی کم حجم تر از جمع بندی های استانی بوده لذا به شهرستانها نیز آسیب زمانی کمتری وارد می باشد.

3-  بسیاری از ادارات و سازمانها در سطوح شهرستانی دارای واحدها و بخشهای داخلی وابسته می باشند که در برخی موارد به دلیل گستردگی این واحدها و شرح وظایف گسترده و یا در بر گرفتن جامعه آماری گسترده در سطح حوزه کاری به ارائه گزارش و آمارهایی به صورت مستقل اقدام می نمایند و یا در هنگام اجرای ستادی برنامه ها و جشنواره هایی که برعهده ایشان قرار میگیرند نسبت به چاپ و تکثیر سربرگ ، لوگو ، آرم و پرچمهایی با نام ستاد اقدام می نمایند که در بیشتر موارد باتوجه به اجبار موسسات تبلیغاتی در عدم چاپ و تکثیر موارد فوق زیر چندین هزار برگ، ستادها علی رغم میل باطنی و تنها در جهت ایجاد مقبولیت محدود شرکت کنندگان به این کار تن می دهند.

پیشنهاد میگردد مدیران سطوح اجرایی نیز با نظارت دقیق بر مسئولان و روسای واحدهای مختلف تحت مدیریت خود نسبت به ارائه گزارشات دستگاه اداری به صورت متحد اقدام و همچنین مسئولان کشوری از چاپ و تکثیرهای بیهوده در خصوص جشنواره هایی که خصوصا جنبه ملی و یا مستمر ندارند جلوگیری به عمل آورده و به نوعی از چشم و هم چشمی در اجرای جشنواره ها  جلوگیری نمایند تا شاهد رونق محتوای مطلوب آنها در مقابل تشریفات و حاشیه های کنونی جشنواره ها باشیم.

در پایان استفاده از کیوسک های اطلاع رسانی ، فایل مشترک و یا پایگاه اطلاع رسانی داخلی در سازمانها به جای تابلو اعلانات، سیستمهای اتوماسیون اداری به جای استفاده از کاغذ و خودکار، استفاده از ویدئو پرژکتور، تلویزیونهای شهری و اینترنت جهت اطلاع رسانی و تبلیغات به جای استفاده از پوستر ها راهکارهایی هستند که ضمن هزینه های مقرون به صرفه در مقابل استفاده از کاغذ در سیستمهای سنتی می توان پیشنهاد نمود.

 محمد صدیقی نیا