بیش از یک قرن از تاسیس اولین دفتر روابط عمومی توسط «آمویی لی» خبرنگار روزنامه در نیویورک می گذرد و کشورما نیز بیش از نیم قرن تجربه را پشتوانه روابط عمومی یا به قولی هنر هشتم در ایران قرار داده تا بتواند با کسب جایگاه و تامین اهداف خود، مدیریت در سازمانها را متحول گرداند.[1]
انجمن جهانی روابط عمومی تعریفی ارائه داده است که در آن روابط عمومی را بخشی از وظایف مدیریت سازمان دانسته و همچنین آورده است «روابط عمومی عملی است مستمر،مداوم و طرح ریزی شده که از طریق آن افراد و سازمانها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سر و کار دارند بدست آورند.»[2]
امروزه همانگونه که بخش خصوصی با تغییر نگاه خود در خصوص تبلیغات، از هزینه به سرمایه گذاری توانسته در جهت جلب افکار عمومی و مشتریان موفق باشد، در بخش دولتی نیز کارگزاران امر روابط عمومی با پذیرش واقعیت دهکده جهانی و وجود تکنولوژیهای الکترونیکی که سرعت،دقت و قدرت را در تمامی زمینه ها ارتقا داده اند ، به فعالیت خود نگاهی نو داشته و به جای روابط عمومی سنتی و نا کارآمد، روابط عمومی الکترونیک کارآمد را در نظر گرفته اند.
در این نگاه جدید، افکار عمومی و مردم به عنوان سرمایه های ارزشمند معنوی و تاثیر گذار سازمان شناخته شده و کارگزاران روابط عمومی در جهت ارتباط دو سویه با مردم و نگاهی ویژه به بازخوردها، فعالیت می نمایند؛ چرا که بخش دولتی نیز باید افکار عمومی را به عنوان سرمایه سازمان قلمداد نموده و در جهت جلب آن فعالیت نماید.
یک روابط عمومی کارآمد باید فعالیتهایی فرا تر از قبل که صرفا ارسال خبربه رسانه ها،نصب پوستر و پلاکارد ، انتشار بروشور و برگزاری نمایشگاه و ... را جزء وظایف خود می دانست، با بکار گیری اصولی از جمله:
سهیم شدن در جریان تصمیم سازی و تاثیر گذاری بر روند تصمیمات درون سازمانی و بیرون از آن،
دریافت پیام علاوه بر ارسال آن و توجه به بازخوردها ،
قدرت در مشاوره مدیریت و همچنین برنامه ریزی برای مدیران سازمانی و رهبران افکار عمومی جامعه،
توجه به روابط عمومی داخلی (درون سازمانی)و روابط عمومی بین الملل و افزاش ارتباطات مردمی،
توجه همزمان به دو اصل اطلاع یابی و اطلاع رسانی،
برخورداری از برنامه های مدون و دوری از روزمرگی های ناکارا،
و بسیاری از اصول علمی که هر روز با افزایش تجربه در این عرصه بر آنها نیزافزوده می شود در ارتقاء کار آمدی خویش در سازمان متبوع سعی نماید.
در زمان کنونی که سرعت در جذب سرمایه های سازمانی جایگاه ویژه ای یافته است دیگر تنها کار آمدی روابط عمومی کافی نیست و مدیران این بخش باید با آشنایی و فراگیری آخرین علوم و دانش روز دنیا ، استفاده بهینه از تکنولوژی های ارتباطی الکترونیکی ، فن آوری دیجیتالی را به صورت فراگیر و همه جانبه جهت افزایش سرعت در اثبات کار آمدی خود گام بردارند و حذف کاغذ را که مهمترین وجه تمایز بین روابط عمومی سنتی با الکترونیک می باشد در دستور کار خود قرار دهند.
روابط عمومی الکترونیک با ایجاد فضایی با دسترسی آسان و سریع ،امکان ارائه خدمات به تک تک افراد جامعه، اطلاع رسانی بهینه و دو سویه ، و بسیاری از نقاط قوت دیگر در کاهش هزینه های سازمان نیز نقش بسزایی دارد و به عنوان یک فن برتر ومدرن در اختیار کارگزاران روابط عمومی ها قرار گرفته تا با سرعت بیشتری برای افزایش کار آمدی این هنر گام بردارند.
در پایان باعث مسرت است که مدیران و کارگزاران عرصه روابط عمومی تعریف ذیل را به عنوان «روابط عمومی الکترونیک کارآمد» در نظر گرفته و فصلی نو در انجام مطلوب و موثر وظایف مدیریت سازمان بگشایند؛
((روابط عمومی الکترونیک کارآمد؛ دستیابی به هنری است که ضمن استفاده از مدیریت علمی و روز جهان ، با رعایت اصول برنامه ریزی ، اخلاق حرفه ای،رعایت همزمان اطلاع یابی و اطلاع رسانی، قدرت مشاوره به مدیریت و تاثیرگذاری در تصمیم سازی ها،ایجاد ارتباط دوسویه با مردم و رهبران افکار عمومی جامعه، با استفاده از ابزار فن آوری دیجیتالی و تکنولوژیهای الکترونیک مناسب ، در جهت کار آمدی و تاثیر مطلوب و به موقع در بین مخاطبان در سه سطح درون سازمانی، برون سازمانی و بین الملل به نفع سازمان خود اقدام می نماید.))
2.www.ict.gov.
